Management secretaresse

Hier kom jij te werken

Het BovenIJ is volop in beweging! We ontwikkelen ons naar een brede gezondheidsorganisatie die samen met patiënten en partners werkt aan passende en toekomstbestendige zorg. Daarmee geven we invulling aan de beweging uit het Integraal Zorgakkoord: de juiste zorg, op de juiste plek en samen met de patiënt.

Dat doen we niet alleen. Binnen het programma Beter Samen in Noord van de KrijtMolenAlliantie werken we intensief samen met onze zorg- en welzijnspartners in Amsterdam-Noord. Zo bouwen we samen aan een toekomstbestendig BovenIJ: een organisatie die veerkrachtig en duurzaam is en waarin zorgprofessionals volop ruimte krijgen voor persoonlijk leiderschap en zeggenschap.

Binnen onze organisatie werken het klinisch, poliklinisch, OK- en diagnostisch bedrijf en verschillende stafafdelingen nauw met elkaar samen. Ook binnen het managementteam zoeken we actief de verbinding tussen de verschillende bedrijven, zodat we samen bijdragen aan de ontwikkeling van BovenIJ als geheel. Daarbij werken we vanuit onze waarden: persoonlijk, verbindend en ondernemend. Samen zetten we ons iedere dag in voor goede, passende zorg en maken we het verschil voor onze patiënten. Als managementsecretaresse lever jij een belangrijke bijdrage in de ondersteuning van het managementteam. Doe jij met ons mee?

Zo komt je functie eruit te zien

Als managementsecretaresse ondersteun je onze zorg- en stafmanagers. Samen met je collega neem je verantwoordelijkheid voor de continuïteit van het secretariaat en draag je zorg voor een vlekkeloos verloop van organisatorische en administratieve taken. Je signaleert, constateert en onderneemt actie en levert een bijdrage aan het optimaliseren van de werkwijze van het secretariaat. Je hebt een flexibele houding (qua werkinhoud en werktijden) en houdt het hoofd koel tijdens piekmomenten. Je bent klantgericht en krijgt energie van het bieden van ondersteuning. In onze dynamische omgeving zorg jij voor overzicht.

Als managementsecretaresse in het BovenIJ ben jij dagelijks verantwoordelijk voor onder andere:

• Het ondersteunen van de managers met agendabeheer, correspondentie en telefoon, het ontvangen van bezoek en het tijdig verzorgen van de benodigde stukken voor vergaderingen;
• Het zelfstandig afhandelen van een groot deel van de correspondentie van de managers;
• Het plannen, voorbereiden, notuleren, uitwerken en verspreiden van actie- en besluitenlijsten en het uitwerken van vergaderingen van de zorgmanagers en diverse ziekenhuiscommissies, inclusief het monitoren van vervolgacties. Dit gebeurt grotendeels via Teams;
• Het archiveren en beheren van documenten en het bijhouden van bestanden en registraties;
• Het ondersteunen bij rapportages en managementinformatie;
• Het behandelen van e-mails en telefoongesprekken en fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten;
• Het opstellen van brieven, notities en rapporten;
• Het bewaken van een professionele communicatie.

Hierin herken jij jezelf

Als BovenIJ’er heb je plezier in het zichtbare verschil dat jij maakt voor onze patiënten en medewerkers. Je werkt graag in een team waar persoonlijke aandacht, een fijne werksfeer en korte communicatielijnen voorop staan. Daarnaast herken jij jezelf in de volgende punten:

• Een afgeronde opleiding op MBO IV-niveau en secretaresseopleiding;
• Je hebt relevante ervaring als managementsecretaresse/managementassistent;
• Kennis en ervaring met het MS-officepakket en je bent digitaal vaardig;
• Je bent goed in prioriteiten stellen, structuur aanbrengen, plannen en overzicht houden;
• Je bent representatief, organisatiesensitief en kan omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Kennis van de medische terminologie is een pré.

Wat wij jou bieden

• Een parttime dienstverband voor 32 uur per week, voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Samen bespreken wij jouw inzetbaarheid op de afdeling zodat jouw werk en privé in balans blijft;
• Een bruto maandsalaris in salarisschaal 45 van maximaal € 4.346,- per maand op basis van 36 uur;
• Arbeidsvoorwaarden conform de cao ziekenhuizen, waaronder een vakantietoeslag van 8,33% en een eindejaarsuitkering van 8,33%;
• Secundaire arbeidsvoorwaarden die bij jou passen. Zo heb jij de mogelijkheid om een nieuwe fiets, laptop, telefoon of sportabonnement met belastingvoordeel aan te schaffen;
• Een goede pensioenregeling bij pensioenfonds PFZW;
• Een goede reiskostenvergoeding, zo wordt jouw OV-reis naar het BovenIJ volledig vergoed;
• Een fijne werkplek met een uitstekende bereikbaarheid. Jij kunt het BovenIJ gemakkelijk bereiken met de fiets, eigen vervoer en het openbaar vervoer. Wij zijn gevestigd vlak naast de Noord/Zuid lijn en de bushalte bevindt zich op korte loopafstand van het BovenIJ.