Excel is geen strategie: waarom ziekenhuizen hun productdata niet langer kunnen negeren
MST en Erasmus MC laten zien hoe gestandaardiseerde productdata bijdragen aan patiëntveiligheid, (implantaten)registratie en beschikbaarheid van medische hulpmiddelen.
Een nieuw medisch hulpmiddel ligt klaar bij de leverancier. De zorgprofessional wil ermee werken. Toch duurt het soms weken voordat het product daadwerkelijk beschikbaar is in het ziekenhuis.
Niet omdat de kwaliteit van het hulpmiddel ter discussie staat. Niet omdat aanvullende klinische beoordelingen nodig zijn. Maar omdat productinformatie via e-mails, Excel-bestanden en handmatige invoer door verschillende systemen moet worden geleid voordat een artikel überhaupt administratief kan worden aangemaakt in het systeem van ziekenhuizen, laat staan daadwerkelijk beschikbaar zijn voor de behandeling van patiënten.
Voor veel ziekenhuizen is dit nog altijd dagelijkse praktijk.
Dat wringt. Zeker in een tijd waarin ziekenhuizen investeren in AI, datagedreven werken en digitale zorg. Achter veel zorgprocessen schuilt namelijk nog een verrassend kwetsbaar fundament: productdata van medische hulpmiddelen.
Het Erasmus MC en Medisch Spectrum Twente (MST) besloten dat het anders moest. Als koplopers binnen het project Versnelling implementatie GDSN zetten zij de stap naar geautomatiseerde en gestandaardiseerde productdata.
De doorlooptijd voor de aanschaf en ingebruikname van nieuwe medische hulpmiddelen was gewoon te lang. We hadden veel leveringsproblemen. Als je telkens alternatieve medische hulpmiddelen moet beoordelen en dat proces soms wel twee maanden duurt, dan is dat niet acceptabel.
Wij vinden dat medewerkers waarde moeten toevoegen aan de zorg. Het handmatig overtypen van gegevens in verschillende systemen draagt daar niet aan bij. Waarde toevoegen is zorgen dat de juiste spullen op de juiste plek beschikbaar zijn op het moment dat we ze nodig hebben voor de patiënt.
Die uitspraak raakt de kern van een vraag die steeds urgenter wordt: waarom accepteren ziekenhuizen anno 2026 nog steeds dat cruciale productinformatie van medische hulpmiddelen wordt beheerd via Excel-bestanden, e-mails en handmatige processen?
De verborgen kosten van slechte productdata
Wie op een inkoopafdeling van een ziekenhuis werkt, kent het proces. Een leverancier levert een nieuw product aan. Vervolgens moet informatie worden verzameld over verpakkingen, artikelnummers, classificaties, operationele- en logistieke gegevens, documentatie, veiligheidsinformatie en bestelgegevens (zoals verpakking niveaus).
Die informatie komt binnen via verschillende kanalen na veelvoudig contact. Een Excel-bestand hier, een e-mail daar, soms een PDF-document als bijlage.
Daarna begint het echte werk. Gegevens worden gecontroleerd, geïnterpreteerd en ingevoerd in het ERP-systeem. Vaak door inkoopprofessionals die zich veel liever bezighouden met leveranciersmanagement, assortimentsbeheer of procesverbetering.
De risico's van deze werkwijze worden vaak onderschat. Productinformatie wordt namelijk regelmatig één keer ingevoerd en daarna nauwelijks meer bijgewerkt. Terwijl leveranciers ondertussen verpakkingen aanpassen, documentatie actualiseren of artikelinformatie wijzigen. Wanneer die wijzigingen niet automatisch doorstromen naar ziekenhuizen ontstaat een groeiende kloof tussen de werkelijkheid en de informatie in de systemen.
Dat heeft gevolgen voor:
- patiëntveiligheid;
- traceerbaarheid;
- voorraadbeheer;
- productdossiers;
- compliance & audits;
- (kwaliteit)registers (zoals DBIR, NHR, LROI en het LIR );
- en operationele processen.
Myrthe herkent dat beeld.
Als leveranciers geen signaal geven dat er iets gewijzigd is, dan wordt die informatie bij ons in het ziekenhuis vaak niet aangepast.
Waarom ziekenhuizen afscheid nemen van Excel?
Het Global Data Synchronisation Network (GDSN) stelt leveranciers en ziekenhuizen in staat om productdata gestandaardiseerd en geautomatiseerd uit te wisselen.
Waar voorheen leveranciers steeds opnieuw gegevens moesten aanleveren en ziekenhuizen deze handmatig moesten verwerken, is er nu één centrale databron waaruit betrouwbare informatie kan worden opgehaald.
Myrthe vat het eenvoudig samen: “Je hebt altijd courante data. En doordat alles geautomatiseerd verloopt, ben je veel minder afhankelijk van mensen die beschikbaar en alert moeten zijn of gegevens correct moeten overnemen.”
Van ambitie naar praktijk
De implementatie van de koppeling met GDSN vroeg om samenwerking tussen verschillende disciplines. Binnen Erasmus MC werden onder meer operationele- en strategische Inkoop, functioneel beheer, IT, DSMH, Medische Technologie, Logistiek en datamanagement betrokken.
Een belangrijke les uit beide trajecten: begin vroeg met het betrekken van de IT-professionals in het ziekenhuis. “Wij, als inkoopprofessionals onderschatten welke aanpassingen onze ICT-afdeling moest doen binnen de eigen omgeving,” vertelt Myrthe. “Dat was echt een belangrijke les.”
Toch bleek de techniek uiteindelijk niet de grootste uitdaging. De grootste uitdaging zat in het meenemen van mensen in je team. Er waren collega’s die zich afvroegen of alle inspanningen wel voldoende resultaat zouden opleveren zolang nog niet alle leveranciers aangesloten zijn.
Ook bij MST moesten de betrokken medewerkers intern worden overtuigd. “Daar hielp een duidelijke visie, een flinke dosis enthousiasme en overtuigingskracht bij”.
De eerste resultaten zijn zichtbaar
Hoewel de volledige potentie nog verder groeit naarmate meer leveranciers aansluiten, zien beide ziekenhuizen nu al duidelijke resultaten. Vooral de snelheid waarmee nieuwe artikelen kunnen worden verwerkt neemt toe.
Waar eerder leveranciersinformatie moest worden opgevraagd, gecontroleerd en handmatig ingevoerd, kan data nu rechtstreeks opgehaald worden door de koppeling met GDSN.
“Wij moeten soms twee tot vier weken wachten voordat we überhaupt informatie krijgen van leveranciers,” zegt Myrthe. “Door het gebruik van de koppeling elimineer je ontzettend veel wachttijd.”
Ook de kwaliteit van de data verbetert. “Je weet zeker dat je de juiste data hebt. Dat er geen typefoutjes worden gemaakt. Je bent niet meer afhankelijk van Excel-bestanden en handmatig overtypen.” Bij MST kwamen de eerste positieve reacties opvallend snel. “Toen we de koppeling eenmaal hadden aangezet, kregen we direct positieve feedback vanuit logistiek en de OK”.
Implantatenregistratie begint niet op de OK
Misschien wordt het belang van betrouwbare productdata nergens zo zichtbaar als bij implantatenregistratie.
De minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) heeft het voornemen aangekondigd dat de traceerbaarheid van implantaten in de toekomst niet langer via het centrale Landelijk Implantaten Register (LIR), maar via decentrale registraties in de elektronische patiëntendossiers (EPD) van ziekenhuizen georganiseerd moet worden. Dat betekent dat ziekenhuizen in staat moeten zijn om bij een uitvraag van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) snel en betrouwbaar informatie te leveren over een specifiek implantaat en de patiënten bij wie dit implantaat is toegepast.
Ziekenhuizen moeten kunnen aantonen dat zij deze gegevens kunnen aanleveren. Tijdens een recente landelijke test uitvraag bleek hoe belangrijk de kwaliteit van de onderliggende data daarbij is. Binnen MST kon de benodigde informatie binnen de gestelde termijn van 2 werkdagen worden aangeleverd.
Volgens Myrthe laat dit zien dat implantatenregistratie niet begint op de operatiekamer, maar bij de kwaliteit van de productdata.
Wanneer productinformatie niet betrouwbaar, actueel en gestandaardiseerd beschikbaar is, wordt iedere registratie een handmatige exercitie. Dat kost tijd, vergroot de kans op fouten en maakt grootschalige uitwisseling van gegevens (met bijvoorbeeld het ERP en EPD) ingewikkeld.
Juist daarom is de rol van GDSN belangrijk. Via GDSN ontvangen ziekenhuizen gevalideerde en gestandaardiseerde productinformatie van implantaten rechtstreeks vanuit de bron. Hierdoor kunnen GTIN's, productkenmerken en andere relevante gegevens eenduidig worden vastgelegd in ERP- en EPD-systemen.
Dat is niet alleen van belang voor logistieke processen, maar vormt ook een essentieel fundament onder de toekomstige decentrale implantatenregistratie. Zonder betrouwbare en gestandaardiseerde productdata blijft iedere registratie afhankelijk van lokale interpretaties, handmatige controles en aanvullende administratieve handelingen.
De NVZ en UMCNL onderkennen dit belang nadrukkelijk. In hun toelichting op de overgang naar decentrale implantatenregistratie wijzen zij erop dat steeds meer ziekenhuizen gebruikmaken van GDSN om implantaatgegevens betrouwbaar en gevalideerd vast te leggen en dat het Data Care programma van GS1 wordt ingezet om deze datakwaliteit verder te verbeteren.
Ook bij terugroepacties blijkt hoe belangrijk dit is. Wanneer een fabrikant een veiligheidsmelding afgeeft, wil een ziekenhuis niet eerst verschillende systemen doorzoeken, spreadsheets vergelijken en productcodes controleren.
Dan wil je direct weten:
- welk implantaat het betreft;
- welke patiënten het hebben ontvangen;
- waar eventuele voorraad zich bevindt;
- welke vervolgacties nodig zijn.
Implantatenregistratie gaat over patiëntveiligheid. Goed ingerichte systemen en gestandaardiseerde data zijn cruciaal voor een goede implantaatregistratie.
Waarom leveranciers een sleutelrol spelen
Een belangrijk inzicht is dat de echte versnelling ontstaat wanneer ziekenhuizen gezamenlijk optrekken. Een individueel ziekenhuis kan leveranciers stimuleren om data beter beschikbaar te maken via GDSN. Maar gezamenlijk ontstaat pas echt impact.
Ook leveranciers profiteren van gestandaardiseerde productdata. Zij hoeven informatie niet langer afzonderlijk aan tientallen ziekenhuizen aan te leveren en krijgen minder vragen over ontbrekende of afwijkende gegevens. Dat vermindert administratieve lasten aan beide kanten van de keten. Ten slotte zorgt dit ervoor dat nieuwe producten sneller kunnen worden geïntroduceerd en beschikbaar komen binnen ziekenhuizen.
De koploperziekenhuizen binnen het project nemen het aanleveren van gestandaardiseerde productdata via GDSN inmiddels actief mee in aanbestedingen en leveranciersgesprekken. Waar het nu vaak nog een nadrukkelijke wens of zelfs onderdeel van het pakket van eisen/pakket van wensen is, verwacht MST dat dit zich de komende jaren verder zal ontwikkelen.
Volgens Myrthe Balke ontwikkelt gestandaardiseerde productdata zich steeds meer van een onderscheidende meerwaarde naar een belangrijke voorwaarde voor samenwerking met ziekenhuizen.
We zien dat steeds meer ziekenhuizen het beschikbaar stellen van gestandaardiseerde productdata meenemen in hun inkoop- en selectieprocessen. Ik verwacht dat dit zich de komende jaren verder zal ontwikkelen tot een vanzelfsprekend onderdeel van de samenwerking met leveranciers.
Daarmee verschuift gestandaardiseerde productdata geleidelijk van een innovatief initiatief naar een vanzelfsprekend onderdeel van professioneel leveranciers- en datamanagement binnen de zorgketen.
De volgende stap: van project naar standaard werkwijze
Beide ziekenhuizen benadrukken dat de technische koppeling met GDSN slechts het begin is.
De echte winst ontstaat wanneer gestandaardiseerde productdata volledig onderdeel wordt van dagelijkse processen. “Het technische stuk was stap één,” zegt Claudia. “Nu moeten de werkprocessen daarop worden aangepast.”
Daar ligt de volgende uitdaging voor ziekenhuizen. Niet langer denken in losse projecten, maar in structurele verandering. Volgens Myrthe is het eigenlijk een vanzelfsprekende stap om te starten met dit project.
De vraag is niet óf, maar hoe snel
De ervaringen van Erasmus MC en Medisch Spectrum Twente laten zien dat betrouwbare productdata geen luxe meer zijn, maar een randvoorwaarde voor moderne zorg.
De uitdagingen waar ziekenhuizen vandaag voor staan (van leveringsproblemen en personeelstekorten tot implantatenregistratie, traceerbaarheid en toenemende regelgeving), vragen om actuele en betrouwbare productinformatie. Tegelijkertijd wordt de druk op zorgorganisaties steeds groter om efficiënter te werken en schaarse capaciteit zo effectief mogelijk in te zetten.
De route is inmiddels verkend. De technische oplossingen zijn beschikbaar, de eerste praktijkervaringen zijn opgedaan en de lessen uit de implementatie zijn bekend. Ziekenhuizen hoeven daardoor niet meer vanaf nul te beginnen.
“Leg contact met ziekenhuizen die al zijn ingestapt,” adviseert Claudia. Myrthe sluit zich daarbij aan: “Ik zou eigenlijk niet weten waarom je nog zou wachten.” De kern van hun boodschap is uiteindelijk eenvoudig.
Ziekenhuizen investeren volop in AI, datagedreven werken en digitale zorg. Maar zolang cruciale productinformatie van medische hulpmiddelen nog afhankelijk is van Excel-bestanden, e-mails en handmatige invoer, blijft een belangrijk fundament onder die ambities ontbreken.
Excel was jarenlang een praktische oplossing. Voor de zorg van morgen is het geen strategie meer.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Wilt u als ziekenhuis ook profiteren van kortere doorlooptijden, betere datakwaliteit, hogere patiëntveiligheid en minder administratieve lasten?
Sluit dan aan bij het project Versnelling implementatie GDSN en bouw mee aan de toekomst van medische hulpmiddelen in de zorg. Lees meer over het project Versnelling implementatie GDSN | Zorg Inkoop Netwerk Nederland
NVZ, UMCNL, Zorg Inkoop Netwerk Nederland, IAZ, mProve, Santeon, Mediq, Zimmer Biomet en GS1 Nederland stimuleren met dit project de gestandaardiseerde en efficiënte uitwisseling van productinformatie tussen leveranciers en ziekenhuizen. Het uiteindelijke doel is een toekomstbestendige inkoop- en zorgketen met minder handmatig werk, hogere datakwaliteit en betere samenwerking.
Bent u leverancier van medische hulpmiddelen?
Steeds meer Nederlandse ziekenhuizen vragen om gestandaardiseerde productdata via GDSN. Door uw productdata beschikbaar te stellen via GDSN vermindert u administratieve lasten en maakt u uw producten sneller beschikbaar voor ziekenhuizen.
Neem voor ondersteuning contact op met GS1 Nederland via healthcare@gs1.nl of plan direct een afspraak.
