Verslag en presentatie NVZ Kennisnet LIVE! De inzet van AI bij capaciteitsmanagement

Kennisnet Live laat zien hoe HR en capaciteitsmanagement elkaar versterken

De wereld van capaciteitsmanagement en van strategische personeelsplanning verandert razendsnel. Hoe kunnen deze twee disciplines elkaar vinden en versterken? En welke rol neem AI daarbij in? Daarover ging de bijeenkomst NVZ-Kennisnet Live! De inzet van AI bij capaciteits-management van vrijdag 19 september.

Gastvrouw Brenda van den End startte met een korte uiteenzetting over de afspraken in het onlangs ondertekende Aanvullend Zorg en Welzijn Akkoord (AZWA), die invloed hebben op capaciteitsmanagement. Het gaat dan vooral om de sturende rol die verzekeraars kunnen gaan spelen als patiënten langer dan de Treeknorm op de wachtlijst staan. Ook de Treeknormen zelf worden opnieuw bekeken.

Loop je uit?

Loop je uit vandaag? Dat was de titel van de presentatie van Gréanne Leeftink (CHOIR, Universiteit Twente) en Annechien Hoefkens (Diakonessenhuis Utrecht). Zij vertelden hoe het Diak met datagedreven capaciteitsmanagement de variabiliteit in OK-benutting succesvol heeft teruggedrongen.

De aanleiding was een benuttingsgraad van 88% en een te hoge standaarddeviatie. De oplossing? Een voorspelmodel gebaseerd op de zogenaamde Monte Carlo-simulatie. Dit model voorspelt niet alleen de verwachte eindtijd van een OK-sessie, maar geeft ook de kans op uitloop of inloop in drie tijdscategorieën. Cruciaal is dat het model uitlegbaar is en werkt met data uit de afgelopen vijf jaar, op basis van verrichtingscode, locatie en operateur.

Het dashboard met de verwachte uitloop- en inloopkansen wordt 1 tot 2 weken van tevoren besproken en de planning wordt zo nodig aangepast. Dit gaat in overleg met operateur, planner en de OKC. Als ’s ochtends blijkt dat de kans op uitloop groot is, kan het team hier direct op anticiperen - bijvoorbeeld door een extra aflosploeg in te zetten. Ook blijkt dat de operateur dan meer op de voortgang let. Het dashboard dat hieruit voortkwam, ondersteunt vooral het gesprek tussen planners en OK-teams. Het resultaat? Een geplande benutting van 95% in 2025 en een lagere variabiliteit in OK-duur.

Belangrijkste les die het Diak leerde is dat AI niet alleen helpt bij voorspellen, maar vooral bij het nemen van betere beslissingen. Mits je vooraf goed nadenkt over het doel, de gebruikers en de implementatie.

Position paper AI in de zorg

Senior beleidsadviseur Digitalisering Nina Eminovic nam de deelnemers mee in de activiteiten van de NVZ op het gebied van AI. Samen met de NFU bracht de NVZ eind vorig jaar de position paper ‘AI in de Zorg. Versneld en verantwoord opschalen’ uit. Daarin staat niet alleen de visie van beide brancheorganisaties op AI, maar het stuk bevat ook een werkagenda AI. De eerste activiteiten van de NVZ richten zich op de pijlers ‘Werken aan AI-readiness' en ’Organiseren van noodzakelijke randvoorwaarden'. In dat kader brengt de NVZ onder andere de stand van zaken en behoefte van de leden op het gebied van AI-geletterdheid in beeld. Daarnaast is een voorbeeld-AI-beleid in ontwikkeling. AI is ook een belangrijk thema binnen het AZWA, waarbij concrete afspraken zijn gemaakt. De NVZ blijft de ontwikkelingen nauwlettend volgen en leden hierover op de hoogte houden.

HRM en capaciteitsmanagement verbinden

Michiel de Leeuw (ETZ) gaf een krachtige presentatie over de noodzaak van tactisch capaciteitsmanagement in een zorglandschap onder druk. De ontwikkelingen in Midden-Brabant zijn illustratief: een groeiende zorgvraag, afnemende mantelzorg en een arbeidsmarkt die piept en kraakt.

De Leeuw liet zien hoe ETZ capaciteitsmanagement en HRM concreet verbindt. Het formatiemodel is daarbij de spil: het combineert basiszorg (verpleegkundige-beddenratio) met ruimte voor opleiding, kwaliteit, overgeplande diensten en het goed kunnen onboarden en inwerken van medewerkers. Ook seizoensinvloeden, zoals carnaval of zomerreductie, zijn meegenomen. Uniek is de inzet van een ‘bouwlaag-overloop’ – een verpleegkundige die etagebreed, dus over meer afdelingen, inzetbaar is.

De realiteit is weerbarstig: ziekte, zwangerschap en verloop zorgen voor verstoringen. Daarom werkt ETZ met een centrale personeelsinformatiebron en een tactische planningsmodule. Teamleiders krijgen hiermee inzicht in inzetbaarheid, verlofaanvragen en verwachte tekorten of overschotten – per afdeling, cluster én ziekenhuisbreed.

Het resultaat? Minder roosterfluctuaties, betere werk-privébalans en zichtbare pijlers van modern werkgeverschap. Maar het vraagt ook iets terug: een actueel beddenplan, een formatieplaatsenplan met strategische ruimte, ziekenhuisbrede dienstcodes en discipline in registratie.

De aanpak blijkt schaalbaar: ook poliklinieken tonen interesse. De uitdaging daar is vooral het ontbreken van een duidelijke bezettingseis. Maar de richting is helder: capaciteitsmanagement is maakbaar – als je inzet op verbinding, inzicht en vertrouwen.

Evidence Based Staffing

De derde en laatste presentatie kwam uit Maastricht. Esther Peters, Jacqueline Omloo (MUMC⁺) en Selma Zambeek (Performation) deelden hun ervaringen met Evidence Based Staffing (EBS). “We wilden af van ‘management by decibel’,” aldus Peters. “Met EBS brengen we zorgzwaarte objectief in beeld, met behulp van AI.”

EBS is ontwikkeld vanuit de behoefte om verschillen in zorgzwaarte tussen afdelingen zichtbaar te maken. Op basis van patiëntkenmerken en werklastindicatoren berekent het model hoeveel tijd nodig is om een patiënt te verplegen. Dit leidt tot verpleegnormen die aangeven hoeveel patiënten een verpleegkundige gelijktijdig kan verzorgen, zoals 1 op 4 of 1 op 5. “EBS is begonnen met een benchmark onder 24 ziekenhuizen, die inmiddels meerdere keren is herijkt. Op basis van acht indicatoren voorspellen we de zorgzwaarte op verpleegafdelingen, inmiddels nu al tien jaar.”

De methode biedt inzicht in zuivere zorguren, en maakt het mogelijk om een formatiejaarplan op te stellen. “Als je weet hoeveel tijd patiënten op een specifieke afdeling kosten, kun je daar je planning op baseren en de juiste mensen op de juiste plek inzetten,” vertelt Zambeek.

Flexibiliteit is essentieel. Het MUMC⁺ werkt met een bufferzone en een flexpool van 60 fte, waardoor het aantal geblokkeerde bedden sterk is verminderd. De vakgroep Verpleegkunde haakte aan om ook taakdifferentiatie zorgvuldig te implementeren.

EBS draait niet om kosten, maar om kwaliteit en veiligheid. Het biedt capaciteitsadviseurs een datagedreven basis voor strategische personeelsplanning, met als resultaat: optimale inzet, minder werkdruk en betere zorg.

Serious game

De dag werd afgesloten met een serious game, waarin centraal stond hoe capaciteitsmanagers en HR-professionals elkaar kunnen helpen. Belangrijke inzichten na deze game? Dezelfde taal spreken is essentieel. Alleen dan kun je een goede visie en gezamenlijke doelen formuleren. Een deelnemer merkte ook op dat het helpt als je een persoonlijke klik hebt. Een andere wees op het belang van datavolwassenheid, en ook: heb vertrouwen in elkaars data en wees bereid je data te delen.

Podcast!

Ter voorbereiding op deze Kennisnet Live! maakten we een podcast over capaciteitsmanagement met spreker Michiel de Leeuw. Je kunt deze podcast nog steeds beluisteren!