Slimmer werken met hulp van zorglogistiek

Electieve zorg is beter voorspelbaar dan spoedzorg, zou je denken. Maar niets is minder waar, bleek tijdens de duopresentatie van Erwin Hans (TU Twente) en Machteld Brilleman (Deventer Ziekenhuis) over zorglogistiek. Op 3 juli spraken zij op het NVZ-netwerkdiner in het kader van het programma Ziekenhuisprofessionals maken de toekomst! “Als je zicht hebt op patiëntenstromen, kun je capaciteitsproblemen zien aankomen.”

Werkdruk

Het Deventer Ziekenhuis riep de hulp in van de TU Twente in de aanpak van de grote werkdruk in het ziekenhuis. Brilleman: “Het was hollen of stilstaan, we hadden veel vreemdliggers en konden niet goed vooruitzien wat ons te wachten stond. En ondanks het feit dat er goed was nagedacht over het aantal benodigde bedden, zaten we regelmatig boven de capaciteitsgrenzen, waren er opnamestops en was de doorstoom van patiënten in het geding.”

Met ondersteuning van het Center for Healthcare Operations Improvement & Research (CHOIR) van de TU Twente werden de zaken structureel aangepakt. Het Project Integraal Capaciteitsmanagement in combinatie met Slimmer werken met Lean Six Sigma, zorgde voor inzicht in de patiëntenstroom en bewustwording van de complexiteit van processen.

Werkelijkheid nabootsen

“Onze kracht is dat wij met wiskundige modellen en computersimulaties de werkelijkheid kunnen nabootsen”, zegt Hans. “Zo creëren we een veilige speelomgeving om allerlei veranderingen door te rekenen. Daardoor kunnen we met grote nauwkeurigheid iets zeggen over zaken als wachttijden, bezettingsgraad en hollen of stilstaan van zorgmedewerkers.” Zo ontdekten onderzoekers op basis van historische data dat het aantal spoedpatiënten per week lang niet zo sterk fluctueert als het aantal electieve patiënten. “Dat opent je ogen. Als je dit weet, kun je capaciteitsproblemen zien aankomen.”

Zorglogistiek draait volgens Hans om slimmer werken, om verbetering van de productiviteit en de kwaliteit van arbeid. “Door een stabielere werklast te organiseren, krijg je een betere kwaliteit van zorg en service.” Het is volgens Hans het enige antwoord op de uitdagingen waar de zorg voor staat: toenemende zorgvraag en de behoefte aan hogere productiviteit. “De crux is de variabiliteit in vraag en aanbod reduceren en beheersen”, aldus de hoogleraar. “Variabiliteit is altijd slecht voor de prestatie. Als je een volledig vlakke werklast hebt, kun je de capaciteit verlagen, is er een stabiele workload voor medewerkers, een optimale flow, goede toegankelijkheid voor de patiënten én een hoge bezettingsgraad. Focus dus op variabiliteit.”

Holistische blik

De discussie hierover tijdens het netwerkdiner leidde onder meer tot de opmerking dat het slimmer organiseren van processen misschien wel moet beginnen met het aanstellen van de juiste bestuurders. Net zoals een arts holistisch naar zijn patiënt mag kijken, moet de bestuurder een holistische blik op de organisatie hebben. Ook was er enige scepsis: wiskundige modellen kunnen helpen, maar ook creativiteit en oplossend vermogen op de werkvloer is van belang. En om het arbeidsmarktvraagstuk op te lossen is het niet alleen belangrijk om de zorglogistiek goed op orde te hebben, maar ook om het imago van de sector te verbeteren.